Sortland Alpinklubb mandag 22. juni 2020 kl. 18:00 – 20:00
Klubbhuset
Gjennomføres
digitalt (Teams)
Saksliste
- Valg av dirigent, referent og 2 fremmøtte til å underskrive protokollen
- Godkjenning av stemmeberettigede
- Godkjenning av innkalling, saksliste og forretningsorden
- Årsmelding 2019
- Regnskap 2019 og budsjett 2020
- Økonomifunksjonen i Sortland Alpinklubb
- Valg
Innledning:
Styreleder
informerer om status for klubben. Som alle er kjent med ble det en spesiell sesong
grunnet Covid-19. Men vi satser videre mot neste sesong.
Sak 1: Valg av dirigent, referent og to representanter til å underskrive protokollen
Som dirigent foreslås Rune W. Monrad. Karl-Thomas Laupstad foreslås som referent. To fremmøtte representanter til å underskrive protokollen foreslås på årsmøtet.
Sak 2 Godkjenning av stemmeberettigede
Stemmeberettigede må være medlem av klubben. Ha vært medlem i minimum 1 måneder, fylle 15 år i løpet av 2020, og ha gjort opp alle sine økonomiske forpliktelser overfor klubben.
Deltakere bør ha meldt sin deltakelse minimum 7 dager før årsmøte, men det er likevel akseptert at de registrerer seg senest dagen før (i løpet av 14. juni). Deltakerliste sjekkes opp mot medlemsregister.
Grunnet Covid-19 situasjonen ble påmelding i år gjort digital. Det anbefalte opplegget fra NIF ble valgt. Styret har mottatt en henvendelse på at systemet var tungvint. Det ble derfor besluttet at også påmelding via en oppgitt e-post adresse var fullverdig påmelding.
Sak 3 Godkjenning av innkalling, saksliste og forretningsorden.
Årsmøtet er annonsert via klubbens hjemmesider den 14. mai 2020.
Sakspapirene ble offentliggjort på samme måte 7.juni 2020.
Sakslista følger NIF sin lovnorm av 22.10.2015, samt Sortland idrettsråd sine vedtekter av 31.03.2016.
Forretningsorden ved Årsmøte for Sortland Alpinklubb
1. Godkjenne de stemmeberettigede.
2. Velge dirigent.
3. Velge protokollfører.
4. Velge to medlemmer til å underskrive protokollen.
5. Godkjenne innkallingen.
6. Godkjenne saklisten.
7. Godkjenne forretningsorden.
8. Behandle idrettslagets årsberetning.
9. Behandle idrettslagets regnskap og styrets økonomiske beretning
10. Behandle forslag og saker.
11. Fastsette medlemskontingent på minst kr 50, og treningsavgift, eller gi fullmakt til å fastsette treningsavgifter.
12. Vedta idrettslagets budsjett.
13. Behandle idrettslagets organisasjonsplan.
14. Foreta følgende valg under årsmøtet 2020:
a) Ett styremedlem og to varamedlem
b) Kontrollutvalg eller gi styret fullmakt til å finne dette
c) Representanter til ting og møter, eller gi styret fullmakt
d) Eventuelt øvrige valg i henhold til idrettslagets organisasjonsplan.
Ledere og nestledere velges enkeltvis. Øvrige medlemmer velges samlet. Deretter velges varamedlemmene samlet. Der det velges flere varamedlemmer skal det velges 1. varamedlem, 2. varamedlem osv.
15. Engasjere revisor til å revidere idrettslagets regnskap.
Sak 4 Årsmelding 2019
Valgt styre ved årsmøte for 2019
- Leder: Rune W. Monrad
- Nestleder: Richard Johansen
- Styremedlem: Karl-Thomas Laupstad
- Styremedlem: Øyvind Lehn
- Styremedlem: Arild Alvestad
- Varamedlem: Ragnhild Remmen
- Varamedlem: Beate Solvoll
Styrets arbeid
Styret har hatt god aktivitet gjennom perioden. 5 møter er avholdt i løpet av perioden. Delvis som kveldsmøter, delvis som digitale møter. Videre har styret hatt en løpende dialog i en rekke saker under fjoråret.
Sortland Alpinklubb har deltatt på flere møter, tilstelninger og arrangementer
- Rekrutteringskampanje mot skoler i regi av Nordland fylkeskommune
- Informasjonsmøte om idrett og hall i kulturfabrikken på Sortland
- Årsmøte i Sortland Idrettsråd
- Arrangement for tildeling av Vinn-Vind midler (Sortland kommune/Fortum)
- Tildelingsmøte under «Status Vesterålen» fra Samfunnsløftet (SNN)
Styret har videre vært svært aktiv i forhold til innkjøp av ny tråkkemaskin, den generelle situasjonen som har oppstått i forbindelse med Covid-19, herunder fulgt opp og arbeidet for å hente inn midler som et resultat av dette. Dette arbeidet har styret lyktes godt med.
De aktive alpinistene
De aktive alpinistene gjennomførte både sin vanlige treningssamling i Levi, og fikk også deltatt i noen renn før sesongen ble avblåst. Resultatmessig ser vi oss godt fornøyd med innsatsen, og mye av æren må rettes til trenerne som har stått på for deltakerne. Dessverre måtte vi som et resultat av situasjonen avlyse arrangementet Vestavind som var planlagt.
Lokale aktivitetsmidler (LAM-midler)
Sortland Alpinklubb har mottatt LAM-midler. Det er en forutsetning for mottak av midlene at klubben er representert under årsmøtet i Sortland Idrettsråd. 60% av midlene fordeles automatisk basert på medlemstall i gruppene henholdsvis barn (6-12 år) og ungdom (13-19 år). Av disse vektes ungdom med 2/3 mens barn vektes med 1/3. Dette er penger som Sortland Alpinklubb får uten å måtte gjøre noe spesielt eller drive med noen spesiell aktivitet.
Resterende 40% fordeles basert på søknadsskjemaene med oppgitt aktivitet/satsing sett opp imot LAM-kriterier vedtatt på idrettsrådets årsmøte. Fordelingen av disse 40% behandles av idrettsrådets styre.
LAM-midlene for aktivitet i 2018 ble utbetalt til Sortland Alpinkklubb i november/desember 2019. Vi forventer også tildeling for 2019 i løpet av november/desember 2020.
Kurs/Møter:
Sortland Alpinklubb har hatt trenere på Trener 1 kurs i regi av Norges Skiforbund. Vi er av den oppfatning av det er ønskelig at interesserte som vil ta trenerutdanning, skal få mulighet til det. Som utgangspunkt
Sortland Alpinklubb har deltatt på møter med kommunen relatert til vannsituasjonen og muligheten for endring av inntaket for å sikre bedre tilførsel
Sortland Alpinklubb har deltatt på fokemøte mellom Fortum, kommunen og andre interesserte relatert til situasjonen i Ånstadblåheia etter at vindmøllene kom opp.
Medlemstall:
Vi hadde pr. 31.12.19 registrert 134 medlemmer. Tallet er ikke spesielt høyt, og vi ser – om en moderat – en nedgang de siste årene. Dette er ikke spesielt for Sortland Alpinklubb, og sammen fenomen ser vi i all organisert idrett i Sortland. Vi kan for neste år se en ytterligere årsak av spesielt 2 årsaker; Covid-19 som vi må anta kan innvirke på interessen. Og at NIF kjører en prosess hvor medlemmer kun skal registreres en gang hvis de er medlem av flere forskjellige idrettslag.
Økonomi:
Sortland Alpinklubb er økonomisk ikke i en krise, men det er uomtvistelig at vi gjerne skulle ha vært Covid-19 situasjonen foruten. Vi kom videre relativt sent i gang med sesongen grunnet lite snø. Første dag med åpent i sesongen var 2. februar, og siste dagen vi fikk holde åpent var 12. mars.
Styret har vært aktiv i å følge opp ymse støtteordninger som har vært lansert grunnet situasjonen, og fått tilslag på gode midler i denne sammenhengen. Noe av inntektsbortfallet – totalt i størrelsesorden 800’-1000’) har vi derfor fått kompensert. Lotteritilsynet tildelte klubben i overkant av 200’. Det jobbes fremdeles av både NIF, ALF og regjerningen for ytterligere kompensasjon, og det er forventet et svar om dette i løpet av juni -20.
Fylkesrådet i Nordland har videre fordelt spillemidlene, og Sortland Alpinklubb ble her tildelt i underkant av 700’. Det er verdt å merke seg at disse midlene ikke er en kompensasjon for bortfall av inntekter grunnet Covid-19.
Samfunnsløftet under SNN tildelte Sortland Alpinklubb 400’ i forbindelse med innkjøp av ny tråkkemaskin. Midlene gikk uavkortet til innkjøp av maskinen, sammen med tidligere midler fra Fortum og låneopptak i SNN.
Handlingsplan sesong 20/21
- Starte sesongen 20/21 så tidlig som mulig. Det er mye som må gjøres i anlegget før ny sesong tar til. Se videre,
- Vanninntak. Arbeidet må koordineres og avtales med Sortland kommune
- Ny tråkkegruppe må på plass, og opplæring av maskin må gjennomføres
- Parkanlegget i bakken må utvides. Gruppe som bruker et slik anlegg er kanskje den største gruppen av mennesker som besøker anlegget vårt
- Det er en rekke vedlikeholdsoppgaver som må gjennomføres; billettbu, nytt promoterings-gjerde for reklameskilt, gapahuk, varmestue etc.
- Det må på plass en plan for hvordan bakken skal tråkkes for at anlegget skal bli størst mulig
- Flest mulig interesserte innen trener-gjerningen må kurses
- Styret skal vurdere ei ny løsning for egen driftsgruppe gjennom Ånstadblåheias venner.
- Ansettelser både i bakke og cafe må gjennomføres i løpet av høsten
Sak 5 Regnskap 2019 og budsjett 2020
– Regnskap 2019 legges fram på årsmøtet.
– Budsjett 2020 legges fram på årsmøtet
Sak 6 Økonomifunksjonen i Sortland Alpinklubb
I forkant av årsmøtet for 2019 var økonomifunksjonen som har tillagt ett av styremedlemmene opp til valg. Det var ikke mulig å finne en kandidat som var interessert i å overta denne rollen. Mye av årsaken ligger i at dette er en relativt arbeidskrevende rolle. Roger Gullholm sa seg derfor villig til å bistå inntil funksjonen var på plass.
Styret har forespurt flere kandidater i løpet av året som er gått, uten av det har gitt resultater. Valgkomiteen for årsmøtet 2020 lyktes heller ikke å finne en kandidat som var interessert i en slik rolle.
Forslaget fra styret er at årsmøtet godkjenner en løsning hvor klubben som alternativ løsning kan kjøpe inn de nødvendig økonomifunksjoner fra en profesjonell part. Herunder også de nødvendig tilpasninger i eget regelverk mm.
Sortland Alpinklubb kan i en god sesong ha omsetning på flere millioner kroner, og funksjonen må derfor ivaretas på en god måte. Ovennevnte forslaget gir oss mulighet til det.
Sak 7 Valg
Valgkomiteens innstilling til nytt styre:
Se vedlegg i det følgende
Styret i Sortland Alpinklubb, Sortland, den 7. juni 2020
Valgkomite Sortland Alpinklubb 2020
Inntillinger og merknader
Valgkomite Sortland Alpinklubb 2020
Ikke på valg:
Knut-Håvard Olsen (leder), Christian Nordheim, Therese Skoglund
Styre i Sortland Alpinklubb 2019-2020
Ikke på valg:
- Leder: Rune Monrad
- Nestleder: Richard johand
- Styremedlem: Arild Alvestad – Sponsor
- Styremedlem: Karl-Thomas Laupstad – Sportslig ansvarlig
På valg:
Styremedlemmer: Øyvind Lehn – Anlegg
Ubesatt – Økonomi
Varamedlemmer:
Ragnhild Remen
Beate Solvoll
Valgkomiteens innstilling til årsmøte 2020:
Anlegg: Håvard Grønli går inn i styret for Øyvind Lehn.
Økonomi: Valgkomiteen har ikke lykkes med å få noen til å gå inn i denne rollen. Vi har gått gjennom medlemslistene, og hatt dialog med de ve vet har økonomikompetanse. Den ene kandidaten takket nei etter en prat med Roger Gullholm, hvor en har fått en innføring av arbeidsmengden. Den andre kandidaten har ikke anledning nå, men kanskje til neste år.
Da vi ikke lykkes med å rekruttere intern i klubben har vi prøvd å rekruttere kandidater utenfor klubben. Samtlige har takket nei med begrunnelse at arbeidsmengden er for stor, eller at de ønsker å bruke engasjementet sitt på aktiviteter som egne barn deltar på.
Varamedlemmer: Øyvind Lehn går inn for Beate Solvoll.
Ragnhild Remen tar gjenvalg som vararepresentant.